Tipps für den Mailverkehr
Am Freitag erreichte mich eine e-Mail von einer Frau bei der Bank mit einer Einladung zum Sommerfest. Wie auch schon in einer der vorherigen Mails mit einer Einladung zu so einem WM-Fest ging die Mail los mit
Sehr geehrte Damen und Herren,
Am heutigen Tage erreichte mich nun wieder von anderer Stelle eine Einladung und wieder geht es so unpersönlich los. Ich meine wir sind hier zwar im elektronischen Postverkehr, aber in einem Brief an eine Person direkt adressiert z.B. Paul Müller, weil er der Geschäftsführer ist, da schreibe ich doch auch
Sehr geehrter Herr Müller,
Wieso macht das niemand bei e-Mails? Am tollsten finde ich dann auch noch immer die Fehler die dank Copy & Paste entstehen. Die Leute bekommen einen vorgefertigen Text wo unten schon steht ”Mit frdl. Grüßen” und in der Signatur steht es dann ebenfalls, ergo: wir haben 2 mal die Grußformel. Wenn dann noch die Signatur falsch ist mit einigen Fehlern, man persönlich mit “Sehr geehrte Damen und Herren” angeredet wird und zweimal unten “Mit frdl. Grüßen” steht, dann komme ich mich persönlich leicht verschaukelt vor und ich bekomme automatisch das Bild, dass die Person entweder keine Ahnung hat, faul ist oder andere Hintergedanken.
Darum als Tipps für den Mailverkehr:
… gerade wenn man eine Mailadresse der Form max.mueller@irgendeinanbieter.de hat, dann kann man schon zu 99% sagen das ich auch den Herrn Müller so direkt ansprechen kann. Das sage ich nicht aus Spaß, sondern das ist wissenschaftlich erwiesen, gerade wenn es ums verkaufen geht, macht es einen professionelleren Eindruck. Ja es ist auch erwiesen, dass die Person die einen anschreibt einen viel sypathischer ist und man sich wichtig genommen vorkommt d.h. man merkt, man ist dem Mensch etwas wert (bitte jetzt nicht überbewerten). Das bringt Pluspunkte auch bei Werbung via e-Mail (was nur bedingt erlaubt ist !!!!!)
Was viele Menschen nicht machen, ist die eigene Nachricht zu zitieren. Warum sollte ich zitieren? Ganz einfach: stellen wir uns mal vor, wir schreiben einem Manager oder Supporter, der am Tag 500 Mails bekommt mit hunderten von Menschen an einem Tag zu tun hat. Nun schreibt Ihnen der Manager das Sie 3 Varianten zu Optimierung Ihrer Ausgaben für ein Event haben und listet die auf und Sie schreiben eine leere Mail zurück mit dem Inhalt “Ich nehm die 3. Variante”. Nun liest der Manager 2 Tage später die Mail und wird sich fragen “mhh, was waren das für Varianten? an welcher Stelle war welche Variante?????”. Wenn Sie nun die Mail zitiert hätten, dann hätte oben der Manager sehen können, was er geschrieben hat und er hätte sofort den Bezug gefunden. Das spart Zeit und Zeit ist Geld – und Geld haben wir nicht! 
Quizfrage! Wie zitiere ich? Ganz einfach, im Mail-Client auf Antworten klicken und man hat meißt vorformatiert den Text des Absender schon stehen.
Ein anderes Tabu sind Menschen, die einem den Anhang den man per Mail mal verschickt hat zurückschicken! Beispiel, ich hatte einem Kunde ein Bild im Rohformat zugeschickt. Da waren wir bei 250 MB die an einer Mail hingen und ich froh war, dass die Mail weg war. Der Kunde schickte bei seiner Antwort die 250 MB Bild-Datei gleich wieder mit zurück und da ging es los mit laden. Ich möcht nicht wissen, wie lange das mit einer Modem gedauert hätte. Also immer checken ob ja keine Datei in Anlage ist beim Rückversand.
Ein weiteres “geht garnicht” im geschäftlichen Verkehr sind Mails, die farblich ausgeschmückt sind und blinkende Smileys enthalten. Das weite ich mal nicht aus, aber es könnte passieren, dass man den Autor der Mail als “ungeeignet” für einen Auftrag deklariert, gerade im Bereich des Webdesign oder Grafikdesign wo es auf seriöses Design ankommt. Privat unter Freunden ist das was anderes …
Zum Schluss noch was leicht verwand ist, man sollte Mails immer im Text-Format und nicht im HTML Format schicken. So ist gewährleistet, dass es jeder lesen kann – ebend wie in den guten alte Zeiten.
Allgemein gesagt gilt auch, dass man im Mail-Verkehr ein wenig lockerer umgeht, so kann man auch mal jemand “Hallo Herr Müller” anreden und muss nicht unbedingt immer “Sehr geehrte …” schreiben.
Nochwas: auch bei der Mail kommt am Ende meist die Signatur. Das ist nichts anderes als Text mit Grußformel, Name Position und evtl. Anschrift und Telefonnummer. Das ist deshalb gut, wenn Fragen entstehen, muss man nicht ewig nach den Kontaktdaten suchen sondern kann sofort zurückrufen, weil die Daten schon kompakt da stehen. Ist meist recht hilfreich …
ist Unternehmer uns besitzt eine IT-Firma, die sich auf individuelles (Wordpress-) Webhosting sowie individuelle IT-Lösungen spezialisiert hat. Er schreibt hier Fach-Artikel rund um das Thema Internet und Computer. Aber auch in der Welt von Windows, Linux und den modernen Smartphones kennt er sich aus und schreibt hier entsprechende Artikel, Tests und Tipps & Tricks.
ich musst es mal schreiben, letzte woch hab ich 3 mal anschiss bekommen nach dem motto “sie müssen meine sätze nicht immer noch einmal aufführen, mein gedächtniss ist noch ganz gut!” – die leute wissen einfach nicht den sinn und zweck des zitieren und das ist traurig als chef-sekretärin.
Einen gute Anleitung fürs richtige Zitieren gibts übrigens unter folgender URL: http://learn.to/quote
ich hasse nämlich diese widerlichen Outlook-Zitate, bei denen der GESAMTE e-mail-verkehr beim antworten hinten an die mail dran geklebt wird. eine scheussliche unart – ich brauch nicht 5 mails in voller länge – NUR die wichtigen stellen!
und es ist mir scheissegal, ob “die anderen” das “auch so” machen – wer mir keine ordentliche zitate, sondern so einen datenschrott sendet, wird von mir nicht wirklich ernst genommen. sprich: bei mir kommt der folgende eindruck an: “noch so ein M$-sklave, der vermutlich grade mal mit OjE und dem Internet Exploiter umgehen kann. ist also wieder jemand, der kaum bis keine ahnung vom computer hat == DAU”
cu, w0lf.